El check-in de un alojamiento turístico ya no es esperar en el portal con las llaves. Es que el huésped sepa cómo llegar y cómo entrar, que el titular firme el contrato y que todo el grupo deje sus datos para el registro de viajeros, antes de que llegue. Si todo eso pasa por el móvil del huésped, tú solo tienes que revisar.
Qué es el check-in online
Es hacer antes de la llegada, desde el móvil del huésped, lo que antes se hacía en la puerta:
- Saber llegar y entrar: la dirección, lo que no dice el GPS, dónde aparcar y cómo se abre (llaves, cajetín o código).
- Firmar el contrato de la estancia, si trabajas con contrato.
- Registrar a los viajeros: los datos de cada persona del grupo. En España, además, hay que comunicarlos a SES Hospedajes.
Hecho así, el huésped llega cuando quiere (a las 23:40 si su vuelo se retrasa) y tú no tienes que estar allí, ni hacer fotos a seis DNI en la entrada.
Lo que suele fallar
Casi nunca falla la herramienta, sino el reparto: la información de llegada en un mensaje, las normas en un PDF, el contrato por email y los DNI por WhatsApp. El huésped no encuentra nada cuando lo necesita y tú acabas contestando lo mismo en cada reserva.
Lo que funciona es una sola página por reserva, con todo, que el huésped abre desde el móvil sin descargar nada ni registrarse.
Cómo se hace con Amplistay, paso a paso
1. Escribe la guía una vez
En el panel, en el check-in online de tu alojamiento, rellenas campos cortos, en el orden del viaje del huésped: cómo llegar, aparcamiento, cómo se entra, wifi, climatización, qué hay en la casa, normas, instrucciones de salida y recomendaciones de la zona. Los que dejes vacíos no aparecen.
Las horas de entrada y salida no se escriben a mano: salen de tu configuración. Y si el huésped paga por entrar antes o salir más tarde, su página ya enseña la hora nueva.
2. Cada reserva tiene su página «Tu estancia»
Con sus fechas, la dirección, la guía y, si los usas, el contrato y el registro de viajeros.
- Si reserva en tu web, le llega sola en el email de confirmación.
- Si viene de Airbnb, la pones en tu mensaje automático: entra con el código de confirmación de su reserva (el que empieza por HM). Mejor programarlo 1 a 3 días antes de la llegada, que es cuando lo busca.
- Si viene de Booking, copias su enlace personal desde la reserva y se lo mandas.
3. El titular firma el contrato
Si subes tu modelo de contrato, el huésped que hizo la reserva confirma sus datos y lo firma desde la misma página. Los datos de cada reserva (nombres, fechas, importe) se rellenan solos. Sin papel y sin impresora.
4. Todo el grupo hace su registro con un solo enlace
El titular manda un único enlace al grupo y cada persona rellena su ficha desde su móvil, normalmente el día antes. No se piden fotos de documentos. Tú ves en la reserva quién ha terminado y quién falta.
Si tu alojamiento está en España y lo conectas con SES Hospedajes, tienes además el envío del parte: lo mandas tú con un botón cuando lo has revisado, nunca se envía solo. Te contamos cómo en la guía de SES Hospedajes paso a paso.
5. Llega, entra y no te llama
Con la guía en el móvil, el huésped sabe cómo llegar, cómo entrar y dónde está la clave del wifi. Y si tiene una duda, en su página ve a quién escribir.
Cuánto cuesta
El check-in online va incluido en Amplistay, junto con la web de tu alojamiento turístico y las reservas directas: una sola Suscripción de 19 €/mes por web, IVA incluido, sin comisiones y sin permanencia. Montarlo y probarlo es gratis: solo pagas cuando lo publicas.
En resumen
- El check-in online es llegada, contrato y registro de viajeros resueltos antes de que el huésped llegue.
- Funciona cuando todo está en una sola página por reserva, no repartido entre mensajes, PDF y WhatsApp.
- Con Amplistay escribes la guía una vez, cada huésped tiene su página «Tu estancia» y el grupo se registra con un solo enlace.